สอน n8n: สร้าง Workflow บันทึกอีเมลจาก Gmail ลง Google Sheets อัตโนมัติ

หนึ่งในงานที่ซ้ำซากและกินเวลามากที่สุดสำหรับหลายๆ คน คือการคัดลอกข้อมูลจากอีเมลไปเก็บไว้ในที่ต่างๆ เช่น Google Sheets ไม่ว่าจะเป็นการเก็บข้อมูลลูกค้า, สรุปยอดสั่งซื้อ, หรือรวบรวม Feedback วันนี้เราจะมาสร้าง Workflow แรกใน n8n เพื่อทำงานที่น่าเบื่อนี้ให้เป็นอัตโนมัติกัน!

เป้าหมาย: ทุกครั้งที่มีอีเมลใหม่เข้ามาใน Gmail ที่มีหัวข้อตามที่เรากำหนด ให้ดึงข้อมูลสำคัญ (เช่น ชื่อผู้ส่ง, หัวข้อ, และวันที่) ไปบันทึกในแถวใหม่ของ Google Sheets โดยอัตโนมัติ

สิ่งที่ต้องเตรียม

1. บัญชี n8n: ไม่ว่าจะเป็นเวอร์ชัน Cloud หรือที่คุณติดตั้งเอง (Self-hosted)
2. บัญชี Google: สำหรับเชื่อมต่อทั้ง Gmail และ Google Sheets
3. Google Sheet: สร้างชีตใหม่และตั้งชื่อคอลัมน์ให้เรียบร้อย เช่น Date, From, Subject, Content

ขั้นตอนที่ 1: สร้าง Credential (การเชื่อมต่อบัญชี)

ก่อนจะเริ่มสร้าง Workflow เราต้องอนุญาตให้ n8n เข้าถึงบัญชี Google ของเราก่อน

1. ในหน้า n8n ไปที่เมนู Credentials ด้านซ้ายมือ
2. คลิก Add Credential
3. ค้นหา “Google” และเลือก Google API
4. ทำตามขั้นตอนบนหน้าจอเพื่อลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google และอนุญาตสิทธิ์ที่ n8n ร้องขอ (สำหรับ Gmail และ Google Sheets)
5. เมื่อเสร็จแล้ว ตั้งชื่อ Credential นี้ว่า My Google Account แล้วกดบันทึก

ขั้นตอนที่ 2: สร้าง Trigger Node (จุดเริ่มต้น)

Trigger คือตัวกำหนดว่า Workflow จะเริ่มทำงานเมื่อไหร่

1. กลับไปที่หน้า Canvas หลัก แล้วคลิกที่เครื่องหมาย + เพื่อเพิ่ม Node ใหม่
2. ค้นหาและเลือก Gmail
3. ในหน้าต่างตั้งค่า Gmail Node:
   • Credential for Google API: เลือก My Google Account ที่เราสร้างไว้
   • Event: เลือก Message Received
4. คุณสามารถตั้งค่า Filter เพิ่มเติมได้ เช่น ให้ Workflow ทำงานเฉพาะอีเมลที่มี Label หรือมาจากผู้ส่งที่กำหนด เพื่อไม่ให้ทุกอีเมลถูกดึงเข้ามา
5. กด Test step เพื่อทดลองดึงอีเมลล่าสุดเข้ามาดูโครงสร้างข้อมูล

ขั้นตอนที่ 3: สร้าง Action Node (การกระทำ)

เมื่อมีอีเมลเข้ามาแล้ว เราจะสั่งให้ n8n นำข้อมูลไปบันทึกใน Google Sheets

1. คลิกที่เครื่องหมาย + ที่ต่อจาก Gmail Node
2. ค้นหาและเลือก Google Sheets
3. ในหน้าต่างตั้งค่า Google Sheets Node:
   • Credential for Google API: เลือก My Google Account
   • Operation: เลือก Append or Update Row
   • Spreadsheet ID: ใส่ ID ของชีตที่คุณเตรียมไว้ (สามารถคัดลอกได้จาก URL ของ Google Sheet)
   • Sheet Name: ใส่ชื่อชีต (เช่น Sheet1)
4. ในส่วนของ Columns, เราจะเริ่มทำการ “แมพ” ข้อมูลจาก Gmail Node เข้ากับคอลัมน์ในชีต:
   • คลิกที่ Add Column
   • ในช่อง Key ให้ใส่ชื่อคอลัมน์ในชีตของคุณ (เช่น Date)
   • ในช่อง Value ให้คลิกที่ไอคอนรูปเฟืองเล็กๆ (Expressions) แล้วลากข้อมูลจาก Node ก่อนหน้า (Input Data > Gmail) มาวาง เช่น ลาก date จาก Gmail มาใส่ในคอลัมน์ Date
   • ทำซ้ำกับคอลัมน์อื่นๆ เช่น From, Subject, และ Content
5. กด Test step เพื่อทดลองบันทึกข้อมูลลงในชีตของคุณ ตรวจสอบว่าข้อมูลเข้าถูกต้องหรือไม่

ขั้นตอนที่ 4: เปิดใช้งาน Workflow

เมื่อทดสอบทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว ให้กดสวิตช์ Activate ที่มุมขวาบนของหน้าจอ เพื่อให้ Workflow ของคุณเริ่มทำงานจริง

สรุป

เพียงเท่านี้ คุณก็ได้สร้างระบบบันทึกอีเมลอัตโนมัติสำเร็จแล้ว! นี่เป็นเพียงตัวอย่างพื้นฐานที่แสดงให้เห็นถึงพลังของ n8n คุณสามารถนำหลักการนี้ไปประยุกต์ใช้กับงานอื่นๆ ที่ซับซ้อนขึ้นได้อีกมากมาย เช่น การวิเคราะห์เนื้อหาอีเมล, การส่งข้อมูลต่อไปยังแอปอื่นๆ, หรือการสร้างเงื่อนไขที่ซับซ้อน

หากคุณต้องการเรียนรู้การสร้าง Workflow ที่ซับซ้อนและทรงพลังกว่านี้ ลองดูรายละเอียดใน คอร์ส n8n ของเรา ที่จะสอนคุณตั้งแต่พื้นฐานจนถึงระดับสูง