สร้างระบบออกใบเสร็จและใบประกาศนียบัตรอัตโนมัติด้วย AI และ n8n

สำหรับธุรกิจที่ให้บริการ, จัดอบรม, หรือขายสินค้าออนไลน์ การออกเอกสารสำคัญ เช่น ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) และใบประกาศนียบัตร (Certificate) เป็นงานที่สำคัญแต่ก็น่าเบื่อและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย จะดีกว่าไหมถ้าเราสามารถสร้างระบบที่ทำงานทั้งหมดนี้ให้โดยอัตโนมัติ? ด้วยการผสมผสานพลังของ AI และ n8n คุณสามารถทำได้!

บทความนี้จะนำเสนอแนวคิดและขั้นตอนในการสร้าง Workflow อัตโนมัติสำหรับสร้างและส่งเอกสารเหล่านี้

ทำไมต้องทำระบบนี้ให้เป็นอัตโนมัติ?

• ประหยัดเวลา: ลดเวลาทำงานของแอดมินที่ต้องมานั่งกรอกข้อมูลและส่งอีเมลทีละฉบับ
• ลดข้อผิดพลาด: การดึงข้อมูลจากระบบโดยตรงช่วยลดความผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลด้วยมือ (Human Error)
• สร้างความประทับใจ: ลูกค้าหรือผู้เรียนได้รับเอกสารทันทีหลังชำระเงินหรือเรียนจบ สร้างประสบการณ์ที่ดีและดูเป็นมืออาชีพ
• จัดเก็บอย่างเป็นระบบ: เอกสารทุกฉบับสามารถถูกบันทึกเก็บไว้ใน Cloud Storage (เช่น Google Drive) ได้โดยอัตโนมัติ ง่ายต่อการค้นหาและทำบัญชี

องค์ประกอบหลักของระบบ

1. เทมเพลตเอกสาร (Template): สร้างไฟล์ต้นแบบสำหรับใบเสร็จหรือใบประกาศนียบัตรของคุณ แนะนำให้ใช้ Google Docs หรือ Google Slides เพราะง่ายต่อการแก้ไขและใส่ตัวแปร (Variables) เช่น {{NAME}}, {{COURSE_NAME}}, {{DATE}}
2. แหล่งข้อมูล (Data Source): ข้อมูลที่จะนำมาใส่ในเทมเพลต เช่น ระบบ E-commerce (Shopify, WooCommerce), ระบบฟอร์ม (Google Forms), หรือฐานข้อมูลลูกค้า
3. n8n: พระเอกของงาน ที่จะทำหน้าที่เป็นตัวกลางเชื่อมทุกอย่างเข้าด้วยกัน
4. (ทางเลือก) AI: ใช้สำหรับงานที่ซับซ้อนขึ้น เช่น การสรุปเนื้อหา, การจัดรูปแบบข้อความ, หรือการแปลภาษา

ขั้นตอนการสร้าง Workflow ใน n8n

1. ตั้งค่า Trigger

เริ่มต้นด้วยการกำหนดว่า Workflow จะทำงานเมื่อไหร่

• สำหรับใบเสร็จ: Trigger อาจจะเป็น “New Order” จาก Shopify Node หรือ Webhook ที่รับข้อมูลจากระบบชำระเงินของคุณ
• สำหรับใบประกาศนียบัตร: Trigger อาจจะเป็น “New Response” จาก Google Forms ที่ใช้ลงทะเบียนเรียน หรือเมื่อมีการอัปเดตสถานะในฐานข้อมูลว่า “เรียนจบแล้ว”

2. ดึงและประมวลผลข้อมูล

เมื่อ Trigger ทำงาน n8n จะได้รับข้อมูลเข้ามา เช่น ชื่อลูกค้า, อีเมล, สินค้าที่ซื้อ, หรือคอร์สที่เรียนจบ คุณอาจใช้ “Set Node” เพื่อจัดรูปแบบข้อมูลบางอย่าง เช่น การจัดรูปแบบวันที่

3. สร้างเอกสารจากเทมเพลต

• ใช้ Google Docs Node หรือ Google Slides Node
• เลือก Operation เป็น Create Document from Template
• เลือกไฟล์เทมเพลตที่คุณสร้างไว้
• ทำการ “แมพ” ข้อมูลที่ได้จาก Trigger (เช่น {{ $json.body.customer_name }}) เข้ากับตัวแปรในเทมเพลต (เช่น NAME)

4. แปลงไฟล์เป็น PDF

หลังจากสร้างเอกสารแล้ว คุณภาพจะใช้ Google Drive Node เพื่อดาวน์โหลดไฟล์นั้นลงมา แล้วใช้ Move Binary Data Node เพื่อแปลงไฟล์ให้เป็น PDF

5. ส่งเอกสารให้ลูกค้า

• ใช้ Gmail Node หรือ SendGrid Node เพื่อส่งอีเมลหาลูกค้า
• ในเนื้อหาอีเมล คุณสามารถใส่ข้อความขอบคุณและแนบไฟล์ PDF ที่สร้างขึ้นในขั้นตอนก่อนหน้าเข้าไปได้เลย

6. จัดเก็บเอกสาร

• (แนะนำ) เพิ่มขั้นตอนสุดท้ายโดยใช้ Google Drive Node อีกครั้ง เพื่ออัปโหลดไฟล์ PDF ที่สร้างเสร็จแล้วไปเก็บไว้ในโฟลเดอร์สำหรับทำบัญชีหรือเป็นหลักฐานต่อไป

การนำ AI เข้ามาเสริมพลัง

• สรุปเนื้อหา: หากใบประกาศนียบัตรต้องมีการสรุปเนื้อหาหลักสูตร คุณสามารถส่งเนื้อหาทั้งหมดให้ AI (เช่น OpenAI Node) ช่วยสรุปเป็นข้อความสั้นๆ ก่อนนำไปใส่ในเทมเพลต
• ปรับโทนภาษา: ใช้ AI ช่วยปรับแก้ข้อความในอีเมลที่ส่งให้ลูกค้าให้ดูเป็นมืออาชีพและเหมาะสมกับแบรนด์ของคุณมากขึ้น

การสร้างระบบนี้อาจดูมีหลายขั้นตอน แต่เมื่อคุณตั้งค่าสำเร็จในครั้งแรก มันจะทำงานให้คุณไปตลอด ช่วยให้คุณมีเวลาไปโฟกัสกับการพัฒนาธุรกิจในส่วนอื่นที่สำคัญกว่า หากสนใจเรียนรู้การสร้าง Workflow เหล่านี้แบบจับมือทำ สามารถดูรายละเอียดได้ใน คอร์ส Automation ของ AI Unlocked